Les avantages d’externaliser les saisies des données d’entreprise

archivage de documents

Les documents font partie intégrante de la vie d’une entreprise. L’archivage de ces documents découle parfois d’une obligation légale ou d’ordre pratique. Pour éviter la perte des informations contenues dans ces documents précieux, il est recommandé de réaliser leur transcription numérique. Or, la saisie de ces données demande du temps et empêche le personnel de l’entreprise de se concentrer sur l’atteinte des objectifs stratégiques fixés. C’est pourquoi il est recommandé de solliciter le service d’une société externe spécialisée dans le domaine de la saisie donnée. En optant pour l’externalisation de la saisie des données, l’entreprise réduit les tâches de ses salariés et bénéficie d’une transcription réalisée suivant les règles de l’art.

Opter pour l’externalisation de la saisie des données

La loi oblige les entreprises à sauvegarder certains documents utilisés dans l’exercice de leur activité pendant un laps de temps déterminé. Avec le temps, certains documents peuvent se perdre ou devenir illisibles. C’est pourquoi qu’il est conseillé d’avoir une version numérique desdits documents. Or, la saisie des documents fait perdre du temps à l’entreprise et pénalise son activité, car elle nécessite le recours à plusieurs travailleurs. Dans certains cas, la société est obligée d’embaucher du nouveau personnel pour s’occuper de cette tâche ce qui augmente ses charges.

Dans ce genre de situation, l’externalisation de saisie de données reste la meilleure solution pour l’entreprise. En confiant la transcription des documents à un prestataire externe, la société peut se concentrer sur les activités apportant une forte valeur ajoutée.

Externalisation de la saisie des données: quels avantages?

En à peine quelques années, l’externalisation a connu une grande notoriété autant auprès des grandes entreprises que des petites et moyennes entreprises. Cette situation s’explique par la qualité du service offert, la flexibilité du service ainsi que le faible coût de la prestation.

En optant pour l’externalisation de la saisie des données, l’entreprise ne bénéficie pas simplement d’un bon rapport qualité-prix. Par cette technique, la société peut se focaliser sur l’atteinte de ses objectifs stratégiques.

L’externalisation de la saisie des données permet aussi à l’entreprise de réduire ses dépenses. En effet, recourir à un prestataire externe libère l’entreprise des différentes contraintes liées à l’embauche de nouveaux salariés destinés à s’occuper de la tâche d’opérateur de saisie des données. Par ailleurs, externaliser une partie de l’activité revient moins cher que de créer un service destiné à l’opération de saisie donnée.

Opter pour l’externalisation permet à l’entrepreneur de rester maître du coût de la prestation. Il dépend surtout du volume du travail fourni par la société. Le prix peut également être revu à la baisse si le volume des documents à transcrire diminue.

Avec l’externalisation, l’entreprise décide du délai de livraison. En principe, il est défini en tenant compte du volume des documents à traiter ainsi que des personnels dont dispose le prestataire externe.

A propos de l'auteur

Sylvain

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1 Commentaire

  • On parle toujours du fait que le risque de l’externalisation est de trouver le bon prestataire. De nos jours, il est possible le bon en faisant quelques mois voire semaines d’essai. http,//lelab.mg

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